Módulo 5 – Documentação Administrativa

Circuito da Correspondência

Todos os dias e mesmo várias vezes ao dia, a informação escrita chega às empresas sob diversas formas:
  1.  Cartas comerciais;
  2.  Circulares;
  3.  Ofícios;
  4.  Memorandos;
  5.  Faxes;
  6.  Convocatórias;
  7.  Comunicações internas;
  8.  E-mail.

É extremamente importante, em qualquer empresa, a circulação da correspondência, quer a nível de comunicações internas quer a nível das comunicações externas — recebidas e expedidas.
  •  Correspondência Interna
Devido à importância da correspondência interna no funcionamento da empresa é necessário que lhe seja dado um tratamento atento por parte do profissional de secretariado, para que o seu circuito seja eficiente:
    •  Afixar os avisos de carácter geral em locais apropriados, para que todos os interessados tenham acesso a essa informação;
    • Reduzir a escrito e em impresso próprio as mensagens telefónicas recebidas e fazê-las chegar de imediato ao destinatário;
    • Fazer circular as ordens de serviço acompanhadas de uma folha que os seus destinatários rubricam a fim de confirmar a recepção das mesmas.
Geralmente utilizam-se envelopes específicos de formato A4 que podem ser utilizados diversas vezes para tratamento do mesmo assunto.

  • Correspondência externa
A correspondência externa pode ser classificada da seguinte forma:



Existem diversas formas de tratar os diferentes tipos de correspondência.
Relativamente à correspondência recebida há que fazer cuidadosamente uma triagem, ou seja, a separação da correspondência. A correspondência não deve ser aberta, mas sim dirigida de imediato aos seus destinatários.
Os comerciantes são obrigados a arquivar a correspondência, os documentos que provarem pagamentos e toda a escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de tempo de 10 anos.

Correspondência Recebida
Triagem – Selecção da correspondência.
Abertura – Verificar se a carta está datada e se contém o nome e endereço do remetente, excepcionalmente se isto não acontecer é imprescindível agrafar o envelope.
Registo de entradas – Verificação e registo dos dados considerados importantes em livro próprio.
Distribuição – Reencaminhamento para o destinatário que acusa a sua recepção rubricando o envelope próprio para o efeito ou de um livro de protocolo.
Arquivo – Depois de dar seguimento ao assunto a correspondência deve ser devidamente arquivada em local próprio.
Correspondência expedida
Realização da carta e assinatura – Depois de elaborada, a carta deve de ir a despacho, ou seja, deve ser verificada, aprovada e assinada pelo responsável do sector ou departamento.
Registo de saídas – Verificação da existência de anexos ou instruções especiais para a sua expedição. Ex. Enviada c/ conhecimento para diversos destinatários, registada, correio azul. Todos estes dados devem ser registados em livro próprio.
Arquivo – Deve ser feita uma cópia de toda a correspondência emitida, para posteriormente arquivar.

Bibliografia
AZEVEDO, Ana, Ana Reais e Ana Antas (2000), Trabalhos de Aplicação, Plátano Editora
FERREIRA, Abel, Manual de Documentação Comercial, ISG – Instituto Superior de Gestão



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Ilda Dinis,
06/12/2012, 15:04
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Ilda Dinis,
04/12/2012, 15:18
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Ilda Dinis,
25/11/2012, 15:55