Módulo 4 - Técnicas de Organização e Condução de Reuniões

Tipos de Acontecimentos:
. Reunião
. Conferência
. Seminário
. Simpósio / Colóquio
. Workshop
. Programas ou Acções de Formação
. Congresso
Reunião - É geralmente um acontecimento de pouca ou pequena dimensão, envolvendo por vezes alguns executivos que discutem um determinado assunto à mesa de uma sala. É, geralmente, convocada para se discutirem assuntos e chegar a decisões colectivas.
Opinativa – Deliberativa – o tema é exposto pelo líder, todas as opiniões são consideradas e o grupo, através da análise conjunta, decide qual a alternativa viável;
Conferência - É geralmente o acontecimento de maior dimensão, para centenas ou até milhares de pessoas. Muitas das conferências de maior dimensão têm audiências internacionais e são acontecimentos de interesse nacional ou internacional.
Seminário - (do latim seminário “viveiro de plantas”)
É o termo utilizado para definir encontros de pequena ou média dimensão. Têm, em geral, a duração de um ou dois dias e são concebidos para formar ou informar os “delegados”. São considerados “grupos de estudo” onde o fluxo de informação se dá a partir da tribuna do orador em direcção aos delegados, quase sempre sem retorno.
Colóquio – Simpósio - (do latim symposiu : “banquete”, “reunião”) É semelhante a um seminário, só que a ocasião é menos formal uma vez que o fluxo das informações se faz nos dois sentidos. 
Workshop - A palavra provém do inglês “work” – trabalho e “shop” loja/venda. Significa uma reunião para venda de algo (ideia, produto, etc).  Hoje em dia muito em voga nas áreas do Fitness, em virtude de estarem  sempre a aparecer novos materiais, existirem sempre nestes eventos as pequenas bancas para venda  de determinados produtos alusivos às diferentes marcas, que procuram nestes espaços expandir o seu negócio. 
Programas ou Acções de Formação - Tem duração variável consoante o seu objectivo, mas acima de tudo o que se pretende nestes eventos é formar – ensinar e aprender.
Congressos - É o termo utilizado para definir encontros de grande dimensão, quer no que respeita à sua duração, número de participantes e oradores.
Têm, em geral, uma duração superior a dois dias, envolvem quase sempre mais que 200 participantes e são concebidos para formá-los ou informá-los.
O fluxo de informação é sempre do orador para os participantes mas existem sempre espaços (períodos) de debate.

Mas o objectivo deste módulo é falar de reuniões e há formas de tirar o melhor partido das mesmas. Um dos segredos é levar os seus participantes a darem o seu contributo e a participarem activamente no cumprimento dos objectivos do encontro.
Isto porque quando as coisas não correm bem, os participantes consideram que o gestor não é um bom moderador e podem por em causa as suas qualidades como líder ou chefe de equipa. Este deve estabelecer a ordem do dia a dar a conhecer antecipadamente e fazer com que os participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente.

Quando se pretende realizar qualquer reunião existe sempre:
. FASE 1 - ANTES DO EVENTO 
. FASE 2 – DURANTE O EVENTO 
. FASE 3 – DEPOIS DO EVENTO 
FASE 1 – ANTES DA REUNIÃO
Para quem convoca a reunião ela não começa apenas quando todos os participantes estão reunidos numa sala. Há que preparar tudo antecipadamente para que nada falhe no momento certo.
Construa um plano objectivo:
  • . Qual é o objectivo da reunião?
  • . Pretende fornecer informações ou comunicar uma decisão?
  • . Qual é o resultado esperado da reunião?
  • . A reunião é o meio mais adequado para atingir os objectivos propostos ou existem alternativas?
  • . Quem precisa de estar presente?
  • . Como preparar a informação para as pessoas que não vão estar presentes?.....

FASE 1 – ANTES DA REUNIÃO
Para quem convoca a reunião ela não começa apenas quando todos os participantes estão reunidos numa sala. Há que preparar tudo antecipadamente para que nada falhe no momento certo.
Construa um plano objectivo:
. Qual é o objectivo da reunião?
. Pretende fornecer informações ou comunicar uma decisão?
. Qual é o resultado esperado da reunião?
. A reunião é o meio mais adequado para atingir os objectivos propostos ou existem alternativas?
. Quem precisa de estar presente?
. Como preparar a informação para as pessoas que não vão estar presentes?

Divulgar o plano da reunião
Depois de responder às perguntas anteriores é preciso divulgar o plano com antecedência, incluindo:
  • . Hora da reunião
  • . Local da reunião
  • . Objectivos e assuntos a serem discutidos
  • . Resultados esperados
  • . Preparação necessária por parte de cada um dos participantes
Algumas ideias que podem antecipar aquilo que pode correr mal numa reunião:
Melhore o seu planeamento – não deixe de pedir ajuda aos outros participantes ou até a colegas seus que estejam mais familiarizados com o processo de planeamento e condução de reuniões.
Tente reunir consenso – Consiga reunir consenso sobre ideias/regras básicas para que todos apoiem as tarefas programadas e não se dispersem.
Defina exactamente o tempo de intervenção – Para que não seja mal-entendido, se tiver que interromper um participante que está a tentar monopolizar o tempo de conversa, no início da reunião, pode e deve, anunciar o tempo médio de intervenção de cada pessoa.
Ċ
Ilda Dinis,
23/10/2012, 16:23
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Ilda Dinis,
23/10/2012, 16:23